Dacă administrezi o companie de IT, o agenție de dezvoltare software sau o firmă de servicii digitale, probabil primești lunar balanța contabilă și știi dacă firma a înregistrat profit sau pierdere.
Este important. Dar, pentru deciziile de business, de multe ori ai nevoie de mai mult.
Ca antreprenor, vrei să știi:
O mare parte dintre aceste răspunsuri pot fi obținute chiar din informațiile contabile, dacă acestea sunt organizate și analizate corespunzător.
Balanța contabilă arată ce s-a întâmplat.
Raportarea managerială te ajută să înțelegi ce înseamnă acele cifre pentru afacerea ta.
Pentru o companie IT nu contează doar cât facturează într-o anumită lună, ci și cât din aceste venituri se repetă în lunile următoare.
Dacă firma oferă servicii de mentenanță, abonamente software – SaaS, hosting, suport tehnic sau alte servicii facturate periodic, putem urmări veniturile recurente și gradul de predictibilitate al activității.
MRR – Monthly Recurring Revenue
MRR reprezintă valoarea veniturilor recurente lunare.
Practic, ne arată cât din veniturile companiei provin din contracte sau servicii care se facturează în mod repetat.
Dacă, de exemplu, o companie facturează lunar servicii recurente în valoare de 150.000 lei, această bază de venit permite managementului să estimeze mai ușor activitatea lunilor următoare.
Putem urmări:
ARR – Annual Recurring Revenue
ARR reprezintă valoarea anualizată a veniturilor recurente.
În forma sa simplă: ARR = MRR × 12
Indicatorul oferă o imagine asupra dimensiunii veniturilor recurente ale companiei pe termen anual și poate fi util inclusiv în relația cu finanțatori, investitori sau potențiali parteneri.
MRR și ARR nu ne spun doar cât facturează compania, ci ne arată mai ales cât de predictibilă este cifra de afaceri și cât din activitatea viitoare este susținută deja de contractele existente.
Una dintre cele mai frecvente întrebări ale unui antreprenor este: „Firma are profit. Atunci unde sunt banii?”
Profitul și banii disponibili în cont nu sunt același lucru. O companie poate avea profit contabil și, în același timp, să întâmpine dificultăți de lichiditate dacă facturile către clienți se încasează greu, iar salariile, taxele și furnizorii trebuie plătiți la termen.
De aceea, pe lângă rezultatul contabil, este util să urmărim:
Un cash-flow urmărit constant poate arăta din timp dacă firma se apropie de o perioadă în care încasările nu mai acoperă confortabil plățile.
Nu este suficient să știm că firma are, de exemplu, 300.000 lei de încasat. Trebuie să știm și de cât timp sunt acei bani neîncasați.
DSO – Days Sales Outstanding – arată timpul mediu necesar pentru încasarea facturilor emise către clienți. Un DSO în creștere poate indica faptul că banii rămân blocați din ce în ce mai mult în creanțe.
În practică, însă, administratorului îi poate fi chiar mai utilă o situație simplă de tip aging:
Creanțe totale: 300.000 lei (din care facturi încă în termen, restante până la 30 zile, între 31 și 90 zile, sau de peste 90 de zile).
Soldul contului 4111 îți spune cât ai de încasat, dar analiza creanțelor îți spune cât de sănătoase sunt acele creanțe.
O cifră de afaceri mai mare nu înseamnă automat o companie mai profitabilă. Să presupunem că veniturile cresc într-un an cu 25%, dar cheltuielile cresc cu 40%. Compania este mai mare ca cifră de afaceri, dar poate fi mai puțin profitabilă decât înainte.
De aceea este important să urmărim nu doar veniturile și profitul în valoare absolută, ci și marjele (marja brută, operațională, netă) și evoluția cheltuielilor raportată la venituri.
Pentru o companie care lucrează pe mai multe proiecte sau cu mai mulți clienți, cifra de afaceri totală spune doar o parte din poveste. Un client cu venituri mari nu este neapărat și cel mai profitabil.
Dacă evidența contabilă este organizată pe analitice, centre de profit sau proiecte, putem analiza separat veniturile, costurile și marja pentru fiecare proiect, client sau tip de serviciu.
Astfel, managementul poate vedea clar care proiecte merită dezvoltate, ce clienți generează cea mai bună marjă și unde cresc costurile mai repede decât veniturile.
Concentrarea veniturilor este un alt indicator esențial. Putem calcula ce procent din cifra de afaceri este generat de cel mai mare client sau de primii 3-5 clienți.
Dacă un singur client reprezintă 50% sau 60% din afacere, acest lucru indică un risc pe care administratorul trebuie să îl cunoască, pierderea acelui client având un impact major asupra cash-flow-ului.
În companiile de servicii, costurile cu personalul sunt esențiale. Putem urmări cifra de afaceri pe angajat, costul salarial total, costul mediu și ponderea costurilor salariale în cifra de afaceri pentru a evalua corect investițiile în echipă.
Din informațiile contabile putem analiza disponibilitățile bănești, creanțele, datoriile și capitalurile proprii. Acești indicatori devin vitali atunci când compania vrea să facă investiții, să acceseze credite sau să distribuie dividende.
Compararea lunară, trimestrială sau anuală a indicatorilor financiari ne arată direcția în care se îndreaptă afacerea, depășind simpla fotografie de la finalul lunii.
Deciziile comerciale trebuie analizate și prin prisma impactului fiscal (regim de impozitare, TVA, tranzacții intracomunitare, importuri/exporturi de servicii, e-Factura și modificări legislative).
Balanța contabilă este esențială, dar valoarea reală pentru antreprenor apare când datele devin răspunsuri clare la întrebări punctuale despre venituri, profitabilitate și cash-flow.
Ca expert contabil, cred că rolul meu este să organizez aceste informații într-o formă utilă. În funcție de specificul companiei, putem construi o machetă personalizată de raportare financiară, pentru ca tu să ai la dispoziție cifrele care te ajută să iei decizii mai bune.
Dacă îți dorești ca raportarea financiară a companiei tale să însemne mai mult decât o balanță primită la finalul lunii, te invit să discutăm despre modul în care putem construi un sistem de raportare adaptat afacerii tale.