Numerotarea documentelor într-o firmă – caracterul de unicitate
- publicat pe 26.01.2020 -
La început de an, înainte de a emite orice document financiar-contabil (factură, factură proformă, chitanță, aviz, etc.), fiecare firmă trebuie să aloce câte o serie și un număr pentru aceste documente, potrivit OMFP nr. 2634/2015 privind documentele financiar-contabile.
Dacă în urmă cu mulți ani această sarcină revenea Imprimeriei Naționale, iar firmele cumpărau documente tipizate, cu serii și numere predefinite, începând cu anul 2007, fiecare societate poate să își creeze și să folosească propriul model de documente, atâta timp cât modelul respectiv se încadrează în cerințele impuse de lege.
Astfel că, odată cu aderarea României la Uniunea Europeană și renunțarea la regimul fiscal al facturilor și al altor documente cu regim special, firmelor le-a revenit o nouă obligație și anume să asigure unicitate documentelor pe care le emit - factor de bază la orice control fiscal. Unicitatea documentelor este conferită de faptul că toate documentele unei firme se emit în cadrul unei serii și primesc numere consecutive.
Definirea seriilor și a numerelor
În ceea ce privește numerotarea documentelor, trebuie să se țină cont de structura organizatorică a firmei, de gestiuni, de punctele de lucru, de sucursale, etc.
Numerotarea documentelor fără serii
Un aspect esențial care trebuie reținut este că, dacă fiecare document emis primește obligatoriu un număr, atribuirea de serii pentru documente nu este obligatorie. Documentele pot fi emise și fără serii.
Astfel, dacă activitatea firmei dvs. este restrânsă, fără mai multe obiecte de activitate și fără puncte de lucru, puteți simplifica lucrurile și puteți decide ca facturile să fie numerotate astfel: 001, 002, 003, fără serie. Numerotarea documentelor trebuie să se realizeze secvențial - să nu existe discontinuitate.
Numerotarea documentelor în cadrul seriilor
Dacă se optează pentru numerotarea documentelor în cadrul unei serii, numărul cu care începeți o serie este exclusiv alegerea dvs., important este ca după aceea numerotarea documentelor să se facă secvențial.
O serie poate conține 3 tipuri de denominații:
prefixul – este opțional și este utilizat pentru o mai bună organizare a documentelor. Spre exemplu, dacă sediul afacerii dvs. este în Brașov, dar aveți și un punct de lucru în Ilfov, puteți alege ca facturile emise pentru fiecare județ în parte să poarte serii diferite, respectiv BV pentru Brașov și IF pentru Ilfov;
numărul – este obligatoriu și poate începe cu ce cifră doriți, însă odată definit acest parametru, numerele documentelor ulterioare se dau în ordine secvențială. Exemplu cu prefix: BV001, IF001;
sufixul - este opțional și este utilizat pentru o mai bună organizare. Aici se poate evidenția anul emiterii sau un anumit produs/serviciu. Exemplu: BV001DESIGN, BV001HOST.
Pentru o lizibilitate mai bună, poate fi inserat și un separator. Separatorul este caracterul (semnul) pe care îl puteți insera între prefix și număr sau între prefix, număr și sufix. Exemple:
dacă s-a optat pentru un separator dash/cratimă: BV-001-DESIGN;
dacă s-a optat pentru un separator underline: BV_001_DESIGN;
dacă s-a optat pentru un separator punct: BV.001.DESIGN.
Întocmirea deciziei privind numerotarea documentelor
La început de an fiscal, pentru a stabili numerotarea documentelor, fiecare administrator de firmă va trebui să întocmească o decizie internă care trebuie păstrată la dosar, fiind cerută la un eventual control fiscal.
Decizia întocmită la început de an privind numerotarea documentelor va cuprinde:
numărul și data deciziei – data deciziei trebuie să fie anterioară emiterii oricărui document din noul exercițiu financiar;
numele și datele de identificare ale administratorului societății;
numele și datele de identificare ale persoanei numite ca responsabil cu evidența documentelor – administratorul se poate ocupa personal sau poate desemna un angajat;
tipul de documente emise – facturi, chitanțe, avize, dispoziții de încasare/plată, ordine de deplasare etc.;
seria și numărul pentru fiecare tip de document în parte – exemplu: pentru anul 2020, facturile vor avea seria A și vor fi numerotate începând cu nr. 001;
modalitatea de întocmire a documentelor – în format electronic sau pe formulare tipărite;
modalitatea de arhivare – în format electronic și/sau pe hârtie;
semnătura administratorului;
semnătura persoanei desemnate ca fiind responsabilă (dacă este cazul).
Dacă aveți orice nelămurire legată de această decizie, nu ezitați să vă consultați cu expertul contabil. Acesta cunoaște foarte bine activitatea firmei dvs. și vă poate ajuta să stabiliți serii și numere în funcție de specificul activităților și de locațiile de desfășurare a acestora.
