La început de an, înainte de a emite orice document financiar-contabil (factură, factură proformă, chitanță, aviz, etc.), fiecare firmă trebuie să aloce câte o serie și un numar pentru aceste documente, potrivit OMFP nr. 2634/2015 privind documentele financiar-contabile.

Dacă în urmă cu mulți ani această sarcină revenea Imprimeriei Naționale, iar firmele cumpărau documente tipizate, cu serii și numere predefinite, începând cu anul 2007, fiecare societate poate să își creeze și să folosească propriul model de documente, atâta timp cât modelul respectiv se încadrează în cerințele impuse de lege. Astfel că, odată cu aderarea României la Uniunea Europeană și renunțarea la regimul fiscal al facturilor și al altor documente cu regim special, firmelor le-a revenit o nouă obligație și anume să asigure unicitate documentelor pe care le emit - factor de baza la orice control fiscal. Unicitatea documentelor este conferită de faptul că toate documentele unei firme se emit în cadrul unei serii și primesc numere consecutive.

Definirea seriilor și a numerelor

În ceea ce privește numerotarea documentelor, trebuie să se țină cont de structura organizatorică a firmei, de gestiuni, de punctele de lucru, de sucursale, etc.

1. Numerotarea documentelor fără serii
   Un aspect esențial care trebuie reținut este că, dacă fiecare document emis primește obligatoriu un număr, atribuirea de serii pentru documente nu este obligatorie, documentele pot fi emise și fără serii. Astfel, dacă activitatea firmei dvs. este restrânsă, fără mai multe obiecte de activitate și fără puncte de lucru, puteți simplifica lucrurile și puteți decide ca facturile să fie numertotate astfel: 001, 002, 003, fără serie. Numerotarea documentelor trebuie să se realizeze secvențial - să nu existe discontinuitate.
2. Numerotarea documentelor în cadrul seriilor
   Dacă se optează pentru numerotarea documentelor în cadrul unei serii, numărul cu care începeți o serie este exclusiv alegerea dvs., important este ca după aceea numerotarea documentelor să se facă secvențial - să nu existe discontinuitate în serie.
   O serie poate conține 3 tipuri de denominații:
   • prefixul – este opțional și este utilizat pentru o mai bună organizare a documentelor. Spre exemplu, dacă sediul afacerii dvs. este în Brașov, dar aveți și un punct de lucru în Ilfov, puteți alege ca facturile emise pentru fiecare județ în parte să poarte serii diferite, respectiv BV pentru Brașov și IF pentru Ilfov;
   • numărul – este obligatoriu și poate începe cu ce cifră doriți, însă odată definit acest parametru, numerele documentelor ulterioare se dau în ordine secvențială. Pornind de la exemplul anterior, dacă alegem să avem și prefix, primele facturi din an pot fi numerotate, conform deciziei, astfel:
     • BV001 pentru prima factură din anul fiscal emisă la sediu, în județul Brașov;
     • IF001 pentru prima factură din anul fiscal emisă la punctul de lucru din județul Ilfov;
   • sufixul - este opțional și este utilizat pentru o mai bună organizare a documentelor. Spre exemplu, aici se poate evidenția anul emiterii documentului sau dacă aveți activități sau produse/servicii multiple, sufixul poate simboliza o anumită activitate sau un anumit produs/serviciu. Pornind de la exemplul anterior, dacă alegem să avem și prefix și sufix, primele facturi din an pot fi numerotate, conform deciziei, astfel:
     • BV001DESIGN pentru prima factură din anul fiscal emisă la sediul din județul Brașov pentru servicii de design;
     • BV001HOST pentru prima factură din anul fiscal emisă la sediul din județul Brașov pentru servicii găzduire web.

Pentru o lizibilitate mai bună, în cadrul celor 3 denominații, poate fi inserat și un separator. Separatorul este caracterul (semnul) pe care îl puteți insera între prefix și număr sau, după caz, între prefix, număr și sufix. Pornind de la exemplul anterior, dacă atunci când numerotăm factura alegem să avem prefix, sufix și separator, prima factură din an poate fi numerotată, conform deciziei, astfel:

• dacă s-a optat pentru un separator dash/cratimă: BV-001-DESIGN;
• dacă s-a optat pentru un separator underline: BV_001_DESIGN;
• dacă s-a optat pentru un separator punct: BV.001.DESIGN.

Întocmirea deciziei privind numerotarea documentelor

La început de an fiscal, pentru a stabili numerotarea documentelor, fiecare administrator de firmă va trebui să întocmească o decizie internă care trebuie păstrată la dosar, fiind cerută la un eventual control fiscal.
Decizia întocmită la început de an privind numerotarea documentelor va cuprinde:

• numărul și data deciziei – data deciziei trebuie să fie anterioară emiterii oricărui document din noul exercițiu financiar;
• numele și datele de identificare ale administratorului societății;
• numele și datele de identificare ale persoanei numite ca responsabil cu evidența documentelor cu regim special – administratorul se poate ocupa personal de acest aspect sau poate desemna un angajat al firmei să fie responsabil cu numerotarea și evidența documentelor emise de firmă;
• tipul de documente emise de firmă în funcție de specificul activității firmei – facturi, chitanțe, avize, dispoziții de încasare și/sau plată, ordine de deplasare, etc.;
• seria și numărul pentru fiecare tip de document în parte – exemplu: pentru anul 2020, facturile vor avea seria A și vor fi numerotate începând cu nr. 001.
• modalitatea de întocmire a documentelor – aceste documente pot fi întocmite în format electronic sau pe formulare tipărite tipizate;
• modalitatea de arhivare a acestor documente – în format electronic și/sau pe hârtie;
• semnătura administratorului;
• semnătura persoanei desemnate ca fiind responsabilă cu documentele emise de firmă, dacă este cazul.

Dacă aveți orice nelămurire legată de această decizie, nu ezitați să vă consultați cu expertul contabil cu care ați încheiat un contract de prestări servicii sau cu persoana care conduce departamentul de contabilitate în firma dvs. Contabilul cunoaște foarte bine activitatea firmei dvs. și este persoana care vă poate ajuta să stabiliți serii și numere pentru documente în funcție de specificul și particularitățile activităților pe care firma le întreprinde, dar și în funcție de locațiile de desfășurare a activităților respective.