Tot ce trebuie să știi despre diurnă
- publicat pe 10.10.2019 -
Companiile pot plăti angajaților delegați sau detașați să desfășoare activități în afara locului de muncă o sumă de bani zilnică ce poartă denumirea de diurnă. Regulile care se aplică diurnei acordate angajaților din mediul privat se stabilsc prin corelarea prevederilor următoarelor legi:
  • Legea nr. 53/2003 privind Codul muncii;
  • Legea nr. 227/2015 privind Codul fiscal;
  • HG nr. 714/2018 privind drepturile și obligațiile personalului autorităților și instituțiilor publice pe perioada delegării și detașării în altă localitate, precum și în cazul deplasării în interesul serviciului;
  • HG nr. 518/1995 privind unele drepturi şi obligaţii ale personalului român trimis în străinătate pentru îndeplinirea unor misiuni cu caracter temporar.
Diurna se primește pentru delegare și detașare

Delegarea reprezintă exercitarea temporară, din dispoziția angajatorului, a unor activități în afara locului de muncă și poate avea o durată de cel mult 60 de zile. Ea se poate prelungi pe perioade consecutive de maximum 60 de zile calendaristice, dar numai cu acordul salariatului. Prelungirea se consemnează în actul adițional la contractul de muncă.
Diurna poate fi primită și de către administratorul societății pentru deplasările în interes de serviciu. Pentru a putea fi acordată administratorilor, diurna trebuie să fie prevazută în contractul de mandat/administrare încheiat între societate și cel care o administrează sau în actul constitutiv al societății.
Spre deosebire de delegare, detasarea este actul prin care se dispune schimbarea temporară, din dispoziția angajatorului, a locului muncii prestate de salariat, la un alt angajator, în scopul executării unor lucrări în interesul celui dintâi. Perioada maximă pentru care poate fi dispusă detașarea este de un an. În mod excepțional și din motive obiective, detașarea poate fi prelungită o dată la șase luni, cu acordul angajatului și al angajatorului. Contractul individual de muncă inițial se poate suspenda pe perioada detasării, fiind cedat temporar celui de-al doilea angajator.

Documente necesare pentru acordarea diurnei

Dacă în cazul dirunei primită pentru detașare avem ca dovadă actul prin care se dispune schimbarea temporară a locului de muncă al angajatului, în cazul delegării este necesară o documentație bine pusă la punct care să ateste necesitatea acordării diurnei și a efectuării altor cheltuieli legate de deplasare. Strictețea controalelor funcționarilor ANAF impune o a atenție sporită a companiilor din mediul privat care trebuie să păstreze toată documentația necesară: ordinul de deplasare, decontul de cheltuieli, toate facturile, chitanțele și bonurile referitoare la respectiva deplasare.

Unitatea de timp pentru care se acordă diurna

Conform HG nr. 714/2018, diurna sau indemnizația de delgare / de detașare se acordă pe zile calendaristice, atât pentru deplasările în interiorul țării, cât și pentru deplasările în străinătate, într-un cuantum stabilit expres de lege.
Durata deplasării în tară și în străinătate pentru fracțiuni de timp ce nu însumează 24 de ore este reglementată specific atât pentru deplasările interne, prin HG nr. 714/2018, cât și pentru deplasările în afara țării, prin HG nr. 518/1995, respectiv:
  • pentru deplasările pe teritoriul României, dacă durata delegări este mai mică de 12 ore, nu se acordă diurnă sau diurna acordată este asimilată salariilor și este impozabilă;
  • pentru deplasările externe, dacă durata delegării este mai mică de 12 ore, diurna neimpozabilă este de 50% din cuantumul zilnic stabilit prin lege, iar pentru deplasările de peste 12 ore, diurna neimpozabilă care poate fi acordată este de 100% din cuantumul zilnic stabilit prin lege.
Cuantumul dirunei și regimul fiscal al acesteia

a) Diurna pe teritoriul României

Indemnizația de delegare pentru deplasările interne e neimpozabilă, dacă durata delegării este de cel puțin 12 ore.
Conform prevederilor art. 76 din Codul fiscal, pentru delegările și detașările în țară, cuantumul neimpozabil al diurnei este în valoare de 50 lei pe zi, respectiv de 2,5 ori nivelul legal stabilit pentru bugetari. Conform HG nr. 714/2018, diruna zilnică pentru bugetari este de 20 lei/zi, iar pentru mediul privat, formula de calcul este: 20 lei/zi x 2,5 = 50 lei/zi.
Pentru perioada în care salariatul se află în delegație, angajatorul nu acordă tichete de masă, confom Legii nr. 165/2018 privind bielete de valoare.

Atât în cazul delegării, cât și în cazul detașării, sumele care pot fi primite de salariat se stabilesc în funcție de cât de departe este delegat/detașat salariatul față de locul de muncă permanent:
  • persoana delegată sau detașată într-o localitate situată la o distanță cuprinsă între 5 și 50 km de localitatea în care își are locul permanent de muncă beneficiază de o indemnizație de delegare/detașare integral deductibilă de 50 lei/zi;
  • persoana delegată sau detașată într-o localitate situată la o distanta mai mare de 50 km de localitatea în care își are locul permanent de muncă beneficiază de de o indemnizație de delegare/detașare integral deductibilă de 50 lei/zi și de posibilitatea decontării cheltuielii cu cazarea. Pentru delegarea cu o durată de o singură zi, precum și pentru ultima zi a delegării, nu se poate deconta cheltuiala cu cazarea.
Chiar dacă Legea nr. 714/2018 prevede pentru personalul bugetar o alocație de cazare în cuantum 230 lei/zi, în mediul privat acest plafon nu este impus. Conform art. 76, alin. (2) lit. k) din Codul fiscal: “(2) Regulile de impunere proprii veniturilor din salarii se aplică și următoarelor tipuri de venituri, considerate asimilate salariilor:
(…)
k) indemnizațiile și orice alte sume de aceeași natură, altele decât cele acordate pentru acoperirea cheltuielilor de transport și cazare, primite de salariați, potrivit legii, pe perioada delegării/detașării, după caz, în altă localitate, în țară și în străinătate, în interesul serviciului, pentru partea care depășește plafonul neimpozabil (…) ”.

Așadar, cheltuielile cu cazarea nu sunt raportate la nivelul celor prevăzute pentru instituțiile publice. Ele sunt deductibile atâta timp cât se face dovada lor cu documente jusitificative (ordin deplasare, factură cazare, dovada plății cazării).

b) Diurna în afara teritorilui României

Pentru deplasările externe cu o durată mai mare de 12 ore, diurna neimpozabilă care se poate acorda este de 100% din cuantumul zilnic stabilit prin lege, iar pentru deplasările externe mai mici de 12 ore, diurna neimpozabilă care poate fi acordată este de 50% din cuantumul zilnic stabilit prin lege.
Conform HG nr. 518/1995, perioada pentru care se acordă diurna în valută se determină în funcţie de mijlocul de transport folosit, avându-se în vedere:
  • momentul decolării avionului la plecarea în străinătate, şi momentul aterizării avionului la sosirea în ţară, de şi pe aeroporturile care constituie puncte de trecere a frontierei de stat a României;
  • momentul trecerii cu trenul sau cu mijloacele auto prin punctele de trecere a frontierei de stat a României, atât la plecarea în străinătate, cât şi la înapoierea în ţară.
Atât în cazul delegării externe, cât și în cazul detașării externe, pe lângă indemnizaţia zilnică acordată în valută, firma poate deconta și cheltuielile cu cazarea angajatului în străinătate. Conform HG nr. 518/1995, prin cheltuieli de cazare se înţelege, pe lângă tarifele sau chiria plătite, şi eventualele taxe obligatorii pe plan local, precum şi costul micului dejun, atunci când acesta este inclus în tarif.

La fel ca și in cazul diurnei interne, diurna externă neimpozabilă care poate fi acordată în de companiile din mediul privat este de 2,5 ori nivelul stabilit pentru bugetari.În ceea ce privește cuantumul zilnic al diurnei pentru deplasările în străinătate, Anexa HG nr. 518/1995 conține nivelul diurnei bugetare ce se poate acorda în cazul deplasărilor în interes de serviciu în diferite state. Pentru a afla nivelul maxim neimpozabil al sumei ce poate fi plătită angajaților din mediul privat ca diurnă, se va alege țara în care are loc deplasarea și diurna corespunzătoare din categoria I a tabelului, respectiv diurna cea mai mică. Diurna astfel aflată din tabelul anexat la HG nr. 518/1995 se va înmulți cu coeficientul 2,5.
De regulă, în statele din UE este prevazut același nivel de diurnă legală pentru bugetari, respectiv 35 euro/zi. În acest caz, pentru mediul privat, maximul fiscal neimpozabil este de 2,5 ori x 35 euro/zi, adică 87,5 euro/zi.